Det är en vanlig berättelse i många företag: ledningen investerar stort i ett nytt affärssystem med löften om effektivitet och bättre datakvalitet. Implementeringen genomförs, användarnas frustration väger över, och efter ett år konstaterar man att problemen från förra systemet finns kvar. Vad gick fel? Ofta ligger svaret inte i tekniken, utan i hur verksamheten arbetar. Ett nytt system löser sällan grundproblemen – om inte processerna bakom är väl genomtänkta.
Vad menas med affärsprocesser?
Affärsprocesser är de steg och arbetssätt som ett företag använder för att leverera värde till sina kunder. Det handlar om den praktiska vägen från idé till resultat. Ett klassiskt exempel: en order kommer in, den måste bekräftas, material ska reserveras, produktionen planeras, varan paketeras, levereras och fakturas. Varje steg är en del av processen.
Processerna är ofta osynliga tills något går snett – en order försvinner i systemet, fakturor skickas två gånger, eller informationen är så spretig att inget affärssystem kan reda ut det. Det är då många företag inser att deras största utmaning inte är tekniken, utan hur de faktiskt arbetar tillsammans dag för dag.
Vanliga misstag vid systemval
När företag väljer affärssystem hamnar fokus ofta på fel ställe. Här är några återkommande fallgropar:
- Fokus på funktioner istället för arbetssätt – Systemet presenteras med imponerande features, men ingen frågar hur detta påverkar hur människor faktiskt ska arbeta tillsammans
- För lite tid på nulägesanalys – Utan att förstå nuläget blir det omöjligt att veta vilka processer som behöver förändras
- Anpassning efter systemet istället för verksamheten – Företaget böjer sin verksamhet för att passa systemet, istället för att välja ett system som stödjer deras sätt att arbeta
- Bristande förändringsledning – Ett nytt system kräver nya rutiner, men utan tydlig kommunikation och stöd blir användarna motvilliga
När affärsprocesserna styr systemet
En helt annan reise börjar när företag inverterar prioriteringarna. Istället för att fråga "vilket system ska vi köpa?" börjar de med "hur ska vi arbeta för att nå våra mål?"
Den processdriven tillväxtgången innebär att man först kartlägger och optimerar sitt verkliga arbete. Sedan väljer man ett system som passar dessa processer – eller anpassar processerna baserat på vad systemet kan möjliggöra på ett smart sätt. På detta sätt skapas alignment mellan människor, processer och teknik. Resultatet blir högre användaracceptans, mindre medarbetarkärnor och faktiska effektivitetsvinster.
Många företag som implementerade affärssystemet Pyramid Business Studio upplevde störst värde när de först gjorde ett ordentligt processarbete innan implementering. Systemvalet blev då en konsekvens av behoven, inte tvärtom.
Affärssystem som verktyg, inte lösning
Det är avgörande att förstå skillnaden. Ett affärssystem är en möjliggörare – det kan automatisera, synliggöra och lagra information på smarta sätt. Men systemet kan inte lösa oordnade processer eller bristande kommunikation mellan avdelningar.
Om säljare, logistik och ekonomi arbetar i helt olika riktningar med motstridiga mål, fixar ingen teknisk lösning det. Här krävs förändringsledning, tydliga roller och gemensamma rutiner. Systemet blir då ett verktyg för att implementera dessa nya sätt att arbeta – men verktyget i sig löser inte problemet.
Sammanfattning
Framgång med affärssystem handlar långt mindre om att välja rätt knapp i systemet, och långt mer om att bygga rätt processer i organisationen. Företag som börjar i verksamheten – med analys, samtal och en ärlig bild av hur de arbetar idag – får ut betydligt mer värde från sin investering än de som hoppar direkt på systemval.
Nästa gång ditt företag står inför ett systembyte är frågan inte "vilket system är bäst?" utan "vilka processer behöver vi för att bli framgångsrika?" Svaret på den andra frågan kommer att vägleda dig till rätt system – inte tvärtom.
